garikoitz iruretagoiena

service & ux designer

Smart Concierge.
Mejora del servicio de reuniones multilocalización.

IKUSI grupo Velatia | 2016-2017 | Service - UX Design

Contexto y Reto

La gestión de las reuniones y del trabajo a distancia es uno de los puntos más importantes en grandes empresas con varias localizaciones.En este proceso se pierde gran cantidad de tiempo en reservar salas, coordinar agendas, por problemas tecnológicos de fallos en las conexiones etc.

Ikusi es especialista en diseñar y desplegar la infraestructura tecnológica necesaria para estas reuniones, y mediante este proyecto quiere ir más allá: ser proveedor del servicio y de la experiencia de los usuarios finales.

Este proyecto ha tenido como objetivos comprender las necesidades de los usuarios, trasladarlas a oportunidades para Ikusi y desarrollar un nuevo servicio para la realización de reuniones multilocalización.

Resultados

Se han diseñado 3 aplicaciones para poder ofrecer el servicio de una manera integral:

1. Aplicación para la creación de reuniones.
2. Aplicación para la realización de reuniones.
3. Aplicación para el mantenimiento y monitorización de las reuniones.

Trabajo Realizado

Dentro de un equipo multidisciplinar he sido el responsable de la investigación de usuarios, la creación de Customer Journey Maps y sesiones de ideación, de la definición de flujos y de los test de uso de los prototipos.

En la fase de desarrollo he sido parte del equipo, participando en las reuniones diarias y los demo dentro del marco Scrum.

Aplicación de uso durante la reunión, desde conectarse con un click hasta la valoración.

La aplicación tiene sobre todo 3 casos de uso: la organización, la reunión y el soporte. Este pantallazo corresponde al momento de la reunión, dónde el objetivo ha sido facilitar al extremo la conexión para que no haya la habitual pérdida de tiempo al inicio.

Aplicación de gestión de creación de reuniones.

Uno de los momentos más laboriosos es la organización de la reunión. La aplicación Smart Concierge facilita este momento basándose en el concepto de Doodle.

Aplicación de mantenimiento y monitorización, para anticiparse a problemas técnicos y que estos no lleguen al usuario final.

IKUSI Redes da soporte de infraestructura y servicios en este tipo de servicios, por lo que también se ha desarrollado una aplicación de monitorización y estadísticas para los equipos de soporte.

Observaciones con el equipo técnico de Ikusi Redes (Mexico).

Se realizaron varias entrevistas y sesiones de observación durante la fase de análisis. En la foto una jornada de trabajo con el equipo de IKUSI Redes en Mexico.

Customer Journey Map 1. Hoy.

Síntesis del trabajo de investigación identificando oportunidades y opciones de mejora.

Customer Journey Map 2. Mañana.

Propuesta de servicio de futuro mediante Customer Journey Map + Service Blueprint.

Diseño de la experiencia de usuario.

La experiencia de usuario conceptualizada mediante story boards de 5 casos de uso, cada uno de ellos con su base de sistemas y tecnología.

Arquitectura de flujos de las nuevas aplicaciones

Flujos de navegación en detalle para contraste y validación con Product Manager y Desarrollo.

Test de usabilidad (14 usuarios)

Se realizaron varios test de usabilidad para testear tanto la facilidad de uso como la funcionalidad.

Aplicación para facilitar la reunión.

Pantallazo del momento de una reunión.